22. septembrī SK ID Solutions Latvia kopā ar partneri SigningServices organizēja vebināru, lai iepazīstinātu interesentus ar e-zīmogošanas (ang. e-Seal) plašajām iespējām un pielietojamību dažādās nozarēs. Semināra laikā tika apskatīti gan daudzpusīgie ieguvumi juridiskām personām, tostarp laika un finanšu resursu ietaupījums, gan praktiski padomi e-zīmoga ieviešanā uzņēmumā. Kas ir e-zīmogs, ar ko tas atšķiras no e-paraksta un cik tālredzīga uzņēmumiem var būt tā ieviešana? Iepazīsties ar vebināra dalībnieku atziņām!
E-zīmogs: drošība, uzticamība, ātrums
Daudzas juridiskās personas, kuru ikdienā ienācis e-zīmogs, noteikti piekritīs, ka e-zīmogs ir rīks, kas krietni atvieglo ikdienas operācijas. Īsumā – e-zīmogs tiek izmantots, lai apliecinātu dokumentu un to datu izcelsmi un integritāti. Līdz tā ieviešanai visa atbildība par dokumentu parakstīšanu gūlās uz uzņēmuma vadības līmeni – paraksttiesīgo personu. Nav grūti iztēloties, cik daudz laika tas aizņēma, piemēram, lielo uzņēmumu kontekstā, kur ik dienu “uz galda” tiek likti simtiem, ja ne tūkstošiem šādu dokumentu. Tagad to visu var atrisināt ar pāris klikšķiem, vēl jo vairāk – ir iespējams, ka šo e-zīmogu nav jāliek personai, proti, manuāli, bet gan to var ērti integrēt arī uzņēmuma informācijas sistēmā, automatizējot šo procesu.
E-zīmogu neizmanto, lai uzņemtos saistības, bet gan apliecinātu informāciju. Ar to iespējams ietaupīt laiku un resursus, transformējot uzņēmumos arī pašu cilvēkresursu struktūru – nav vajadzības manuāli administrēt neskaitāmu skaitu dokumentu. Tomēr tikpat būtisks ir arī drošības aspekts – pirmkārt, ir noteiktas stingras prasības attiecībā uz to, kam tiek izsniegts e-zīmogs. Otrkārt, tiek ierobežota izmaiņu veikšana, tātad, piemēram, līgumus vai rēķinus otra puse mainīt nevarēs. Svarīgi piebilst, ka ir divu veidu elektroniskie zīmogi: e-zīmogs un kvalificētais e-zīmogs. Ar otro zīmogu apstiprināts dokuments bez ierunām tiek pieņemts ikvienā Eiropas Savienības dalībvalstī.
Neskaitāmas priekšrocības un pielietojuma iespējas
Pēc ekspertu domām, e-zīmogošana ir uzņēmējdarbības nākotne. Tā ir piemērota jebkurai nozarei, jo tiek attīstīta arī jauna normatīvā bāze, kas padara e-zīmoga pielietojumu arvien plašāku un pat nepieciešamu, paralēli padarot organizāciju digitalizācijas procesus efektīvākus un mazinot dažādus riskus, tostarp kiberuzbrukuma riskus.
1. Juridiski spēcīgāks par laika zīmogu, līdzvērtīgs elektroniskajam parakstam. Jo sevišķi svarīgs šis aspekts ir nozarēs, kas regulētas ar lokāliem vai pat Eiropas Savienības līmeņa tiesību aktiem, piemēram, medicīnas nozarē vai preču izcelsmes vietas apliecināšanai. Laika zīmogs kalpo tikai laika pierādīšanai, tas ir jāizmanto kopā ar e-zīmogu vai parakstu, kas ļauj e-zīmogam vai elektroniskajam parakstam saglabāt savu derīgumu ilgā laikā, neskatoties uz paraksta sertifikāta termiņa beigām. Kurpretim e-zīmogs ir līdzvērtīgs plašāk zināmajam elektroniskajam parakstam, tomēr tos savstarpēji atšķir jau minētais fakts, ka e-zīmogs tiek izsniegts tikai juridiskām personām. Citos aspektos tie ir līdzīgi – tie apliecina, ka dokuments ir nemainīts un nāk no konkrētā uzņēmuma. Jāuzsver, ka elektroniskajam zīmogam ir tāds pats juridiskais spēks kā parastajam zīmogam. Turklāt līgumslēdzējpuses var vienoties, ka atzīst līgumus par parakstītiem, ja tiem ir uzlikts e zīmogs.
2. Sensitivitāte kā bonuss. Īpaši būtiski ir tas, ka, parakstot dokumentu, piemēram, ar elektronisko parakstu, ir iespējams identificēt personu, bet, uzliekot e-zīmogu, tā nav. Tas var būt nozīmīgi neskaitāmās sensitīvās nozarēs, kur ir nepieciešamība nodrošināt savu darbinieku anonimitāti, tādējādi attiecīgais dokuments ir attiecīgās iestādes, nevis kādas konkrētas personas apliecināts vai parakstīts.
3. Darbību reglamentē vairāki normatīvie akti. E-zīmoga lietošanu reglamentē Maksājumu pakalpojumu likums, eIDAS regula, Eiropas Savienības normatīvais akts par preču izcelsmi, Latvijas Republikas normatīvie akti finanšu jomā. Šī rīka pamatmērķis ir nodrošināt, lai dati būtu pareizi, pārbaudāmi, bez korekcijām.
4. Aizsardzība pret izmaiņu veikšanu. Lietotājs, tātad – uzņēmums, var būt pārliecināts, ka tam svarīgos dokumentos netiks veiktas korekcijas, bet gadījumā, ja tiks – tad tas būs redzams. Tas gan nenozīmē, ka apzīmogotu dokumentu vairs nav iespējams labot – šādā gadījumā ir vienkārši jāizveido jauna, uzlabota attiecīgā dokumenta versija un jāliek jauns zīmogs, lai pierādītu e-zīmogošanai tik būtiskos aspektus – origin un originality.
5. Iestādei, ne darbiniekam. E-zīmoga iegūšanas process sākas ar to, ka tikai uzņēmuma paraksttiesīgā persona var iesniegt pieteikumu tā iegūšanai, to izskata 1–5 dienu laikā, un ieviešana notiek 2–5 dienās. Tad zīmogs tiek piešķirts konkrētajai iestādei, organizācijai vai uzņēmumam. Daudziem nozīmīgs ieguvums šķitīs arī tas, ka drošu piekļuvi e-zīmogam darbiniekiem uzņēmums var noteikt pats, tādējādi ierobežojot un izslēdzot situācijas, kad darbinieki nesankcionēti lieto iestādes zīmogu.
6. Izmaksu ietaupījums. Pastāv iespēja, ka vairāki uzņēmumi, teiksim, sadarbības partneri savā starpā var vienoties, ka dokumentus savstarpēji uzskatīs par parakstītiem, ja tiem tiks uzlikti e-zīmogi, nevis elektroniskie paraksti. Tas ievērojami ietaupa izmaksas, kā arī jau pieminētos laika resursus.