22 сентября компания SK ID Solutions Latvia вместе с партнером SigningServices проводила вебинар, на котором ознакомила всех желающих с широкими возможностями электронной печати (англ. e-Seal) и ее применением в различных отраслях. На семинаре рассматривались как разносторонние выгоды для юридических лиц, включая экономию времени и финансовых ресурсов, так и практические советы по внедрению э-печати на предприятии. Что такое э-печать, чем она отличается от э-подписи, и насколько дальновидным шагом может быть ее внедрение для предприя
Э-печать: безопасность, надежность, скорость
Многие юридические лица, в повседневную жизнь которых вошло использование э-печати, обязательно согласятся, что это инструмент, облегчающий проведение повседневных операций. Если коротко, то э-печать используется для заверения документов, происхождения и целостности содержащихся в них данных. До ее введения вся ответственность за подписание документов возлагалась на руководство предприятия – лицо, имеющее право подписи. Нетрудно представить себе, сколько времени это занимало, например, в работе крупных предприятий, где каждый день «на стол» ложатся сотни, если не тысячи, таких документов. Сейчас все это можно сделать парой кликов, более того, данная э-печать не обязательно должна ставиться определенным лицом, т. е. вручную, а ее можно удобно интегрировать в информационную систему предприятия, автоматизировав этот процесс.
Э-печать используется не для того, чтобы брать на себя обязательства, а для подтверждения информации. Это позволяет сэкономить время и ресурсы, трансформируя на предприятиях саму структуру человеческих ресурсов, когда исчезнет необходимость вручную администрировать бесчисленное количество документов. Но не менее важен аспект безопасности – в первую очередь установлены строгие требования относительно того, кому выдается э-печать. Во-вторых, ограничивается внесение изменений, т. е., например,
другая сторона не сможет менять договоры или счета. Важно отметить, что существуют два вида электронных печатей: э-печать и квалифицированная э-печать. Документ, заверенный второй печатью, будет безоговорочно принят в любом государстве-члене Европейского союза.
Бесчисленные преимущества и возможности применения
По мнению экспертов, э-печать – это будущее предпринимательства. Она подходит для любой отрасли, поскольку развивается и новая нормативная база, которая постоянно расширяет применение э-печати и даже делает ее необходимой, параллельно повышая эффективность процессов цифровизации организаций и снижая различные риски, включая риски кибератак.
1. Юридическая сила больше, чем у временной печати, и равноценна электронной подписи. Данный аспект особенно важен в отраслях, которые регулируются нормативными актами на местном уровне или даже на уровне Европейского союза, например, в сфере медицины или для подтверждения места производства товаров. Временная печать подтверждает только время, должна использоваться вместе с э-печатью или подписью, что позволяет э-печати или электронной подписи сохранить свою действенность надолго, несмотря на окончание срока действия сертификата. В свою очередь, э-печать – ближе к широко известной электронной подписи, но их отличие состоит в том, что э-печать выдается только юридическим лицам. В других аспектах они похожи – заверяют, что документ не менялся и поступил от конкретного предприятия. Необходимо подчеркнуть, что электронная печать обладает такой же юридической силой, что и обыкновенная. При этом договаривающиеся стороны могут условиться признавать договоры подписанными, если на них поставлена э-печать.
2. Сенситивность как бонус. Особенно важно отметить, что при подписании документа, например, электронной подписью, можно идентифицировать лицо, но при использовании э-печати такое не происходит. Это может быть важно во множестве нежелательных для разглашения отраслей, где нужно обеспечить анонимность своих сотрудников; таким образом, соответствующий документ будет заверен или подписан соответствующим учреждением, а не конкретным лицом.
3. Действие регламентируется рядом нормативных актов. Использование э-печати регулируется законом «О платежных услугах», регламентом eIDAS, нормативным актом Европейского союза о происхождении товаров, нормативными актами Латвийской Республики в финансовой сфере. Основная цель данного инструмента – обеспечить правильность и проверяемость неисправленных данных.
4. Защита от внесения изменений. Пользователь, т. е. предприятие, может быть уверен в том, что в важные для него документы не будут внесены коррекции, а если такое случится, это будет заметно. Однако это не означает, что скрепленный печатью документ больше нельзя исправить – в этом случае
просто нужно создать новую исправленную версию соответствующего документа и поставить новую печать, подтверждая основные важные для э-печати аспекты – origin и originality.
5. Для учреждения, а не работника. Процесс получения э-печати начинается с того, что заявку на ее получение может подать только представитель предприятия, имеющий право подписи. Заявка рассматривается в течение 1–5 дней, внедрение осуществляется за 2–5 дней. Таким образом, печать выдается конкретному учреждению, организации или предприятию. Важным преимуществом для многих окажется то, что безопасный доступ к э-печати предприятие сможет предоставлять работникам самостоятельно, тем самым ограничивая и исключая ситуации несанкционированного использования печати учреждения.
6. Снижение издержек. Существует возможность для нескольких предприятий, например, деловых партнеров, договориться между собой считать документы подписанными, если на них поставлены э-печати, а не электронные подписи. Это существенно уменьшает издержки, а также уже упомянутые временные затраты.